Sinds 2019 beschikken we over een e-depot. Een e-depot is te vergelijken met een fysiek archief. Echter, in plaats van papieren documenten vind je er digitale bestanden. En in plaats van vele archiefkasten werken we met terabytes. In ons e-depot bewaren we digitaal archief van overheden, instanties en particulieren op een duurzame wijze.
Digitaal archief voor in de eeuwigheid
De archieven die tegenwoordig gevormd worden, zijn grotendeels digitaal. Deze digitale informatie moet ook in de toekomst te bekijken zijn. Dus ook wanneer de huidige bestandsformaten en informatiedragers verouderen. Met het e-depot bewaren we digitale archieven voor de eeuwigheid en stellen deze via onze website beschikbaar aan het publiek. Zo kan iedereen nog meer ontdekken in ons verleden.
Inhoud e-depot
Het e-depot bestaat uit archieven van de bij ons aangesloten partners. Denk bijvoorbeeld aan bouwvergunningen, zaaksystemen en video opnames van raadsvergaderingen. Het is materiaal dat volgens de Archiefwet voor langere periode, of tot in de eeuwigheid, bewaard moet worden. Maar ook materiaal met een grote cultuurhistorische waarde kunnen we opnemen in het e-depot. Het materiaal is voornamelijk digital born (van oorsprong digitaal). Of het is gedigitaliseerd materiaal waarvan de fysieke documenten zijn vernietigd.
Auteursrechten en AVG (privacywetgeving)
Door auteursrechten of privacywetgeving is een deel van de archieven beperkt toegankelijk. Deze gegevens zijn dus niet zomaar openbaar voor het publiek. Denk bijvoorbeeld aan materiaal van fotografen, tekeningen van architecten of namen en adressen van burgers. Daarom is een deel van de gegevens afgesloten. Of alleen in te zien in de studiezaal van Erfgoed Leiden en Omstreken.
De archieven die zulke beperkingen niet hebben, zijn voor iedereen beschikbaar via onze website en ons e-depot. Hiervoor is geen gebruikersnaam of wachtwoord nodig.
CoreTrustSeal-certificaat
Op 26 februari 2026 is het e-depot van Erfgoed Leiden en Omstreken gecertificeerd met het CoreTrustSeal-certificaat. Hiermee mag ons e-depot zich de komende drie jaar een ‘trustworthy digital repository’ (TDR) noemen. Letterlijk vertaald betekent dit een ‘betrouwbare digitale opslagplaats’. Meer informatie lees je in ons nieuwsbericht.
Beleidsdocumenten en certificering
Meer informatie over het e-depot en het aanleverproces vind je hieronder in de handleidingen en beleidsdocumenten van het e-depot.
- Aanlevervoorwaarden digitaal archief Erfgoed Leiden met bijlage 1 en bijlage 2
- Handleiding overbrenging digitaal archief overheden
- Richtlijnen webarchivering
- Preserveringsbeleid
- CoreTrustSeal-certificaat
Contact
Voor vragen over het e-depot kan je terecht bij Relinde Reuvekamp, adviseur digitale archieven of Esther Monteiro Snepvangers, projectleider e-depot, via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.