Erfgoed Leiden en omstreken

Info

Overdragen

Als een aangesloten instantie haar archiefstukken wilt overdragen aan Erfgoed Leiden en Omstreken, dan dient de beheerder (meestal het hoofd van een afdeling of team) van deze archieven contact op te nemen met ons. Er zal vervolgens een overleg plaatsvinden tussen onze archiefinspecteur en de beheerder van de collectie. Naar aanleiding van dit gesprek kan de archiefinspecteur de beheerder verzoeken om voor snelle overdracht te zorgen. Mocht dit niet lukken, dan kan de beheerder, na een overleg met de gemeentearchivaris, een verzoek voor uitstel indienen bij de Gedeputeerde Staten. Zij kunnen een machtiging geven wanneer zij het verzoek goedkeuren.

 

Voorbereiding en eisen

De over te brengen archiefstukken moeten ouder zijn dan 20 jaar, maar mogen niet ouder zijn dan 30 jaar. De archiefstukken moeten een volledig, afgesloten en samenhangend archiefblok over een periode van minimaal 10 jaar omvatten en de ze moeten in een goede, geordende en toegankelijke staat verkeren. Welke archieven worden overgedragen, wordt bepaald aan de hand van de geldende selectielijst, andere regelgeving of een aanwijzing van de gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris heeft ook het recht om bepaalde archiefstukken niet te laten vernietiging.

 

Openbaarheidsbeperking

In overleg met de archiefinspecteur kunnen archiefstukken, indien van toepassing, niet-openbaar gemaakt worden. De termijn van het niet-openbaar stellen van stukken mag niet langer zijn dan 75 jaar. In het geval dat de instantie deze termijn zou willen overschrijden, moet zij, na overleg met de gemeentearchivaris, een machtiging hiervoor aanvragen bij Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland.

 

Een stapsgewijze uitleg voor de overdracht vind u in het document Overdracht stapsgewijs (46 kB).

Het document dat u moet invullen tijdens de overdracht is de Akte van Overbrenging (18 kB).

kaart