Bij Erfgoed Leiden en Omstreken worden al sinds eind negentiende eeuw de archieven van de gemeente Leiden bewaard. Vanaf eind jaren negentig van de twintigste eeuw is echter het aantal gemeenten en diensten dat haar archieven bij ons in bewaring stelt sterk aan het uitbreiden. Op dit moment is onze archiefbewaarplaats ook aangewezen als de archiefbewaarplaats voor de aangesloten gemeenten Leiderdorp, Noordwijk, Katwijk, Oegstgeest, Teylingen (Sassenheim, Voorhout en Warmond), Zoeterwoude, Nieuwkoop en Kaag en Braassem en organisaties zoals Veiligheidsregio Hollands-Midden (Brandweer), Regionale Openbare Gezondheidsdienst Holland Midden, Omgevingsdienst West Holland en het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland.

Deze instanties zijn op grond van de Archiefwet 1995 verplicht om hun archieven na 20 jaar over te brengen naar de archiefbewaarplaats van Leiden. Aan de overdracht van deze archieven zijn strenge eisen verbonden en er zijn ook duidelijke selectiecriteria betreft wat er bewaard en vernietigd zal worden.

Selectiecriteria

Voor overheden zijn er selectiecriteria opgesteld betreft wat er bewaard en wat er vernietigd zal/mag worden. Archiefstukken die in aanmerking komen voor permanente bewaring zijn bijvoorbeeld stukken over:

• algemene zaken: benoemingen, verslaglegging (incl. agenda’s en bijlagen) van raad en college, evt. stuurgroepen, besluiten, Jaarverslagen, Voorschriften en richtlijnen (b.v. verordeningen), Bekendmakingen, Stukken betreffende jubilea, Gemeentegidsen, voorlichtingsbrochures, flyers, Excursies, lezingen, Websites, Publiciteitsplannen, Communicatieplannen en beeldmateriaal (foto’s, dvd’s, etc.)
• beleid en uitvoering: toezicht- en controlerapporten, onderzoeksrapporten, archieftoegangen (dossierinventarissen, plaatsingslijsten), inrichting en beheer systemen betr. blijvend te bewaren archiefbescheiden, beleid en regelgeving, voorbereiding beleid en regelgeving voor zover nodig voor de reconstructie van een zaak, principebesluiten, etc.
• financiën: jaarrekening, stukken inzake vaststelling rekeningen , verzamelstaten (staten J en K) , grootboeken of staten en overzichten, kohieren hoofdelijk, omslag schoolgeldheffing, begrotingen , beleidsplannen, jaarbegrotingen, accountantsrapporten

 

Een uitgebreide opsomming van te bewaren en te vernietigen archiefstukken vindt u in de Geactualiseerde Selectielijst 2012 (775.04 kB)