Erfgoed Leiden en omstreken

Info

Verhaal: Databeheer

  • Leiden

Aanpak databeheer Commissie Geveltekens HVOL

Inleiding
De commissie Geveltekens (WGGT) van de Historische Vereniging Oud Leiden (HVOL) beheert haar "Data" van Leidse geveltekens via Internet. "Data" kan foto's, teksten, videobestanden, archiefstukken, weblinks, etc. bevatten. De werkgroep beschikt over een website (bij HVOL), over Dataruimte bij ELO (Erfgoed Leiden v/h Regionaal Archief Leiden, RAL), een Facebook account, een Youtube kanaal, een Twitteraccount en een Googlemap kaart. Van de voorkomende geveltekens wordt via Internet een index beheerd. Dit alles vraagt specifieke spelregels voor het "Databeheer"


Voor de ontsluiting van onze "Data" wordt een website beheerd.
zie HVOL geveltekens.
Databeheer' zorgt voor alle benodigde groepen en folders en bestanden op de diverse websites en regelt daarvoor het wachtwoordenbeheer c.f. de afgeschermde pagina accountbeheer (alleen in te zien en te wijzigen door de taakhouder Databeheer)

BACKUP
We beheren veel gegevens voor de commissie Geveltekens. Deels gebeurt dat via onze internetsites (zoals HVOL, ELO, Googlemap). Daarnaast beheren we gegevens op privé computers. Dat is kwetsbaar; in het geval een computer crasht, kunnen we deze informatie permanent verliezen. Om dat risico te beperken nemen we maatregelen, die hieronder kort worden uitgelegd.
De maatregelen zijn uitgewerkt in een periodiek backup proces voor permanente opslag van data. Deze zin omvat vier begrippen; 1] periodiek, 2] backup 3] proces en 4] Permanent.

1) Elk kwartaal wordt een kopie gemaakt van kwetsbare bestanden (op ons bronsysteem) en als ZIP file klaargezet voor permanente opslag.
Het backup proces vindt plaats in de 1e, 4e, 7e, en 10e maand.
2) Backup wordt uitgevoerd op een externe harde schijf op een andere locatie.
3) Het proces omvat handelingen bij de bron (van de data), het verpakken in een ZIP file, het transporteren middels harde schijf naar de externe locatie en het opslaan op een zgn. NAS
Op die manier zijn er steeds twee reserve kopieën terug te vinden mocht ons bronsysteem het laten afweten.
4) Permanent moet niet te letterlijk worden genomen. We bewaren nominaal 1 jaar aan backup bestanden, daarna mogen ze vervallen.

Dit proces wordt 4 maal per jaar gestart. Mocht een computer crashen, dan zijn we hoogstens 3 maanden aan mutaties kwijt. Dat is te overzien.
Hier een opgave van de bestanden die in dit proces worden meegenomen; Niet uitputtend;
· Foto bronmateriaal (ongeordend)
· Gevelteken index
· De punaise data (KML file van de Googlemap kaart)
· Originele Word, Excel en PDF files (naar bevind van zaken)
· Verslagen.
Etc.

Informatie over de Leidse geveltekens is te vinden in:

Een commissie Exceldocument "geveltekeninventarisatie" GT_3003_001xlsx
Deze Index is te vinden via de website HVOL naar Microsoft Onedrive
De ELO verhalen zie link
De ELO videobestanden / youtube url
De ELO beeldbestanden / jpg
De ELO tekstbestanden / pdf
De Google map kaart met punaises waar geveltekens zitten. zie map .
De Kerninventarisatie, op www.gevelstenen.net met links naar onze website en onze verhalen. zie link
De HVOL web site. Met een eigen Geveltekens-pagina
Via een Twitteraccount: @geveltekens
Via een Facebookaccount: zie link


Het noodzakelijke verband ontstaat doordat we gebruik maken van URL adressen voor zowel foto's, PDF , Excel bestanden, de verhalen, videodocumenten alsook de geografische kaart. Hierop is de gekozen datastructuur gebaseerd. Hier volgt een korte toelichting hoe url’s in de praktijk ontstaan en worden gebruikt.

Databeheer plaatst foto’s in een eigen afgeschermde beeldbank. (ELO mijn folder). Foto’s van geveltekens die ons bereiken, proberen we te herkennen in termen van objectnaam en adres (locatie). Dat lukt niet altijd! Ze worden op een persoonlijke computer opgeslagen onder een objectnummer (GT_nummer). Inmiddels is er een grote verzameling files. Het databeheer bij twee leden van onze commissie. Het GT_nummer is/wordt opgenomen in de index voor het formele verband tussen het objectnummer, objectadres en objectnaam. De objectnaam wordt opgenomen in het betreffende verhaal. Van geschikte foto’s wordt een gecomprimeerde versie gemaakt en voorzien van een filename binnen het format van de zgn. ISIL code van ELO t.w. NL-LdnRAL_MO_ GT_xxxx_yyy.extentie.. Omdat een dergelijke filename te lang is voor praktisch gebruik, wordt alleen het rechterdeel van deze ISIL code verwerkt in de filename. Beheerde bestanden beginnen altijd met GT (geveltekens) met code XXXX, een volgnummer YYY en een file-extentie. Er wordt NIET voorzien in een documentversie beheer.

Mijn folders op ELO website
Alle beheerde documenten worden opgeslagen in ELO folders met het label; MO_GT (onder verantwoordelijkheid van team monumenten). N.b. Het beheer van deze folders werkt niet met alle internet browsers even goed. In de praktijk wordt vaak gebruik gemaakt van Google Chrome.

Bij elkaar genomen bestaat voor elk opgenomen document een unieke code en opbergplaats onder accountbeheer. Bijvoorbeeld: Folders beginnend met MO_GT bevatten files zoals; GT_1001_001.jpg, GT_1001_106.pdf etc. Op deze wijze is het aantal te beheren files welhaast onbegrensd. Onze tekstdocumenten worden opgeslagen als downloadbaar PDF bestand. Word documenten worden door de 'DATA' groep geconverteerd naar PDF en voorzien van een unieke bestandsnaam. De bestandsnamen worden slechts op één plaats geregistreerd; de pagina 'tekstdocumenten"
Als een document moet worden gewijzigd, moeten links naar het document opnieuw worden aangemaakt!

Beeld
Foto's hebben altijd het bestandstype JPG. Ze zijn van een behoorlijke kwaliteit en bij voorkeur in formaat 2 X 3 Landscape. Bij voorkeur groter dan 200 kByte maar kleiner dan 1 MByte. Foto's worden voorzien van een unieke bestandsnaam (cf. objectnummering). Filenummers worden centraal beheerd. Alle foto's zijn in eigendom van de commissie Geveltekens. Ze worden zonder rechten opgenomen, zijn publiek toegankelijk en mogen vrij worden gekopieerd. (c.f. Creative Commons Naamsvermelding-Gelijk delen). In essentie: De gebruiker mag: Delen – het werk kopiëren, verspreiden en doorgeven, Remixen – afgeleide werken maken onder de volgende voorwaarden: Naamsvermelding – De gebruiker dient bij het werk de door de maker of de licentiegever opgegeven naam te vermelden (maar niet zodanig dat de indruk gewekt wordt dat zij daarmee instemmen met uw werk of uw gebruik van het werk). Gelijk delen – Indien de gebruiker het werk bewerkt kan het daaruit ontstane werk uitsluitend worden verspreid krachtens dezelfde licentie als de onderhavige licentie, een gelijksoortige of een compatibele licentie. Bronvermelding gebeurt in de ELO publicatielaag (Uw verhaal).

Monumentenregister
Geveltekens kunnen voorkomen op panden met een monument-status. Het monumentenregister is toegankelijk via het Erfgoed archief. In voorkomende gevallen wordt in de verhalen verwezen naar dit register.
N.b. De monumentenstatus wordt niet door de commissie Geveltekens beheerd.

URL
Op het Internet beschikbare documenten kunnen met hun URL worden gelinkt aan het "Verhaal" en zijn via internet toegankelijk. Bijvoorbeeld vanuit de Kerninventarisatie van gevelstenen.net: Aalmarkt 21. N.b. Indien files elders worden beheerd, is er geen garantie dat de foto altijd op deze plaats wordt gevonden ! Zgn. 'dode' links worden niet actief bewaakt. Als een internet pagina onverhoeds verdwijnt, verschijnt error code 404 (Page not found). Wij stellen op prijs als dit bij ons wordt gemeld. De volgende applicatie is behulpzaam bij het vaststellen van verkeerde of ontbrekende koppelingen; checklink

Geografie
De locatie van geveltekens wordt ondermeer beheerd met een Googlemaps kaart. Deze is toegankelijk via de HVOL website. N.b. de beschikbaarheid van Googlemaps is niet gegarandeerd. Van diverse objecten is de geografische locatie beheerd op kaart. De bij de zgn. punaises gebruikte foto's zijn altijd afkomstig uit de ELO beeldbank en via hun URL gelinkt.

VIDEO
Toenemend komen filmpjes over gevelstenen beschikbaar. Zie voorbeeld in VIDEO

Nieuwsbrief Geveltekens

Sinds 2017 maken we gebruik van een geveltekens nieuwsbrief. Deze is vast onderdeel van de WEB site.

Twitteraccount
Om meer bezoekers naar onze website te krijgen (naamsbekendheid) is er een twitteraccount aangemaakt: @geveltekens. Regelmatig worden er tweets verstuurd zoals gevelteken van de week en actueel geveltekennieuws.

Deze tekst is opgesteld door de commissie Geveltekens; zie ons Colofon.
kaart