Op 26 februari 2026 is het e-depot van Erfgoed Leiden en Omstreken gecertificeerd met het CoreTrustSeal-certificaat. Hiermee mag ons e-depot zich de komende drie jaar een ‘trustworthy digital repository’ (TDR) noemen. Letterlijk vertaald betekent dit een ‘betrouwbare digitale opslagplaats’.
CoreTrustSeal is een internationale, non-profit organisatie die certificering biedt voor betrouwbare digitale archieven die gegevens langdurig bewaren. Het is wereldwijd de meest gebruikte standaard, gebaseerd op de CoreTrustSeal Trustworthy Data Repository Requirements. Dit zijn 16 eisen variërend van beveiliging, technische infrastructuur, continuïteit, preservering tot personeel. Aanvragen worden vertrouwelijk beoordeeld door twee peer-repositories1 die het CoreTrustSeal-certificaat op een eerder moment hebben behaald. De CoreTrustSeal-vereisten worden elke drie jaar herzien. In 2029 dienen we de aanvraag opnieuw in.
Duurzaamheid en betrouwbaarheid
Met het behalen van dit certificaat laten we onze partners zien hoe de duurzaamheid en betrouwbaarheid van hun digitale archief bij ons gewaarborgd is. En dat ze erop kunnen vertrouwen dat we hun digitale collecties voor de lange termijn veiligstellen én toegankelijk houden. Daarnaast heeft de voorbereiding voor certificering ons geholpen om werkprocessen te evalueren en verbeteren. Dit draagt bij aan een efficiëntere en transparantere organisatie.
Ter voorbereiding op het halen van het certificaat zijn er een aantal producten opgeleverd zoals onder andere:
- PIDmanager2 (om alle objecten in ons e-depot van een persistent identifier3 te voorzien)
- Bitstop4
- Preserveringsbeleid
- Webarchiveringsbeleid
- Continuïteitsbeleid
- Beleid voor de overbrenging van particulier archief
Meerdere processen zijn opnieuw getoetst en vervolgens geactualiseerd. Al bestaande beleidsstukken (zoals de aanlevervoorwaarden) zijn aangepast waar nodig. Daarnaast zijn we in gesprek gegaan met onze leverancier Preservica over beveiliging, certificering, preservering en het gebruik van externe softwareapplicaties.
Contact
Voor vragen over het e-depot kan je terecht bij Esther Monteiro Snepvangers, projectleider e-depot, via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Uitleg van vaktermen
1. Een peer-repository is een digitale opslagplaats waarvan de inhoud wordt beheerd, beoordeeld of gecontroleerd door-collega instellingen met een soortgelijke digitale bewaarplaats.
2. PIDmanager is software ontwikkeld door Van Kaliber en Erfgoed Leiden en Omstreken. Deze tool genereert persistent identifiers en plaatst deze in het e-depot. Lees er hier meer over.
3. Een Persistent Identifier (PID) is een unieke identificatiecode van een digitaal object die op een afgesproken plaats wordt geregistreerd. Hij blijft gegarandeerd werken, ook al verandert het webadres van een organisatie. Zo kun je ervoor zorgen dat de verwijzing naar een digitaal object (een scan, audiovisueel bestand, metadata record, enzovoorts) altijd blijft werken. Ook als de bewaarlocatie of het webadres van het digitale object verandert. Bron: https://www.pidwijzer.nl/.
4. Bitstop is een software dat ervoor zorgt het voorbereiden van digitale archieven te vereenvoudigen zodat vervolgens het overbrengen naar het e-depot makkelijker gaat.