Voorbereidingen
Aan de schenker of bruiklener wordt gevraagd om de aangeboden archiefstukken zoveel mogelijk in goede en geordende staat te brengen. Dit houdt in dat stukken worden gesorteerd (op onderwerp en/of datum), ontdaan worden van overtollige materiaal (nietjes, paperclips, plastic, elastiekjes, dubbele stukken, etc.) en dat er een lijst met beschrijvingen van de overgedragen stukken aanwezig is. Eventueel verstrekken wij zuurvrije omslagen en archiefdozen en zorgen wij voor begeleiding van de voorbereidingen van het archief.

Particuliere archieven van grotere omvang worden voor de overdracht naar de archiefbewaarplaats van Leiden op locatie gecontroleerd op aanwezigheid van schimmels, ongedierte (insecten), vuil en verpakking. In geval van besmetting moet het archief worden bestraald en/of schoongemaakt. Ook wordt gekeken naar de materiële staat van de archiefbescheiden.

In de Handleiding aanleveren particulier analoog archief vind je stapsgewijs wat wij van jou vragen voor een goede overdracht.

In de Handleiding aanleveren particulier digitaal archief lees je hoe je jouw digitale archief kunt aanleveren.

Na de overdracht
Na de overdracht, inventariseren wij de archieven. Het moment van inventarisatie wordt bepaald door de directeur of onze medewerkers. Ook wordt bekeken in hoeverre stukken voor restauratie in aanmerking komen. Als er stukken zijn die niet voor blijvende bewaring in aanmerking komen, dan worden deze, volgens de overeengekomen afspraak, aan de schenker of bruiklener geretourneerd of vernietigd. Daarnaast kunnen schenkers of bruikleners van particuliere archieven bepalen welke archiefstukken voor een bepaalde tijd niet voor openbaarheid in aanmerking komen.

Contact
Voor het aanbieden van jouw archief of collectie en het krijgen van advies over de voorbereidingen/bewerking ervan, kun je een afspraak maken met Erfgoed Leiden en Omstreken, e-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. ter attentie van Saskia Leupen.